Was ist operatives Risikomanagement?

Warum Operational Risk Management wichtig ist

Jedes moderne Unternehmen ist mit einer Vielzahl von Risiken konfrontiert, die die Betriebstätigkeit stören, den guten Ruf beeinträchtigen oder die finanzielle Stabilität gefährden können. Operatives Risikomanagement (ORM) umfasst eine ganze Reihe strategischer Initiativen, die Unternehmen dabei helfen sollen, die unvermeidlichen Unwägbarkeiten der heutigen Zeit zu bewältigen und im Wettbewerb zu bestehen. Der erste Schritt zu einem effektiven Risikomanagement besteht darin, zu verstehen, was operative Risiken sind.

Effektives operatives Risikomanagement bedeutet nicht nur, auf aktuelle Probleme zu reagieren, sondern auch potenziellen Störungen vorzubeugen, um einen stabilen Betrieb aufrechtzuerhalten. Durch den proaktiven Umgang mit Risiken können Unternehmen kostspielige Stillstandszeiten vermeiden und finanzielle Verluste auf ein Minimum begrenzen. In Zeiten, in denen Vertrauen das A und O ist, kann ein solides ORM- Framework darüber hinaus den Ruf eines Unternehmens und die Kundenbindung stärken und so dazu beitragen, einen Wettbewerbsvorteil zu wahren. Ohne ein angemessenes Risikomanagement dagegen könnten Unternehmen mit ernsthaften Konsequenzen konfrontiert werden, wie Haftungsfragen, Geldbußen oder Imageschäden.

Weitere Auswirkungen operativer Risiken

Die möglichen Auswirkungen des operativen Risikos auf das Geschäft sind vielschichtig. So kann zum Beispiel eine Datenschutzverletzung oder ein Cyberangriff zu gesetzlichen Sanktionen, wirtschaftlichen Schäden und dem Vertrauensverlust der Kunden führen. In einem anderen Fall kann ein schlechtes Risikomanagement innerhalb der Lieferkette zu Verzögerungen, beträchtlichen Mehrkosten oder Problemen bei der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen führen.

Abgesehen von den offensichtlichen Folgen können operative Risiken auch zu einem Dominoeffekt führen. Ein kleines Problem in einem Bereich des Unternehmens kann sich schnell zu einer ausgewachsenen Krise auswachsen, die das gesamte Unternehmen betrifft. Durch die Implementierung einer breit angelegten ORM-Strategie können Unternehmen ihre Resilienz erhöhen, ein Risikobewusstsein fördern und die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gewährleisten – selbst wenn das Unerwartete eintritt.

Kernkomponenten eines operativen Risikomanagements

Besonders in der heutigen digitalen Landschaft ist das Management operativer Risiken ein vielschichtiges Unterfangen. Es umfasst mehrere Kernkomponenten, die – gemeinsam – dazu beitragen, das reibungslose Funktionieren einer Organisation zu gewährleisten. Hier sind einige der Kernbestandteile des Operational Risk Managements:

Identifizierung und Bewertung potenzieller operativer Risiken

• Risiken verstehen

• • Die erste Phase dieses Prozesses ist die Identifizierung und Bewertung potenzieller operationeller Risiken. Dieser scheinbar einfache, aber durchaus komplexe Prozess erfordert ein detailliertes Verständnis der internen Mechanismen und Systeme des Unternehmens sowie jeglicher externer Abhängigkeiten.

• Erarbeitung eines Risikoprofils

• • Durch die systematische Identifizierung von Risiken lässt sich im Unternehmen ein detailliertes Risikoprofil erstellen. Dieses Profil ist dann die Grundlage für ein effektives Risikomanagement.

Implementierung von Strategien und Kontrollen

• Risikominimierung durch Entwicklung spezifischer Maßnahmen

• • Sobald die Risiken identifiziert sind, besteht der nächste entscheidende Schritt in der Implementierung von Strategien und Kontrollen zur Risikominimierung. Dazu gehört die Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien und Prozessen, die auf bestimmte Risiken zugeschnitten sind, wie z. B.:
    • Maßnahmen zur Datensicherheit
    • Disaster recovery Pläne
    • Backup-Systeme

• Technologie-Nutzung

• • Um die Wahrscheinlichkeit von Risiken zu verringern und deren Konsequenzen zu mildern, können Unternehmen technische Innovationen wie Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) nutzen.

Ständiges Monitoring und Reporting

• Laufende Bewertung

• • Eine ständige Überwachung und Berichterstattung sind grundlegende Bestandteile des Risikomanagements. Die regelmäßige Kontrolle gewährleistet, dass das Risikomanagement- Framework angesichts sich verändernder Risiken angemessen und effektiv bleibt.

• Evaluieren der Performance

• • Dazu gehören laufende Bewertungen, Audits und Überprüfungen, um die Leistung der Strategien zur Risikominderung zu bewerten.

• Förderung von Transparenz

• • Die zeitnahe und genaue Kommunikation mit allen Beteiligten über den Risikostatus der Organisation ermöglicht es, proaktive Entscheidungen zu treffen und fördert eine Kultur der Offenheit und Sensibilität für Risiken in der gesamten Organisation.

Die Kernkomponenten Risiko-Identifizierung , Strategie-Implentierung sowie ständiges Monitoring und Reporting bilden die Grundlage für ein robustes Risikomanagement- Framework. Durch die Berücksichtigung dieser Komponenten können Unternehmen ihren Betrieb, ihre wirtschaftliche Stabilität und Reputation gegenüber operativer Risiken schützen

Best Practices für Operational Risk Management

Für die Implementierung und Aufrechterhaltung eines funktionierenden ORM-Systems im Unternehmen braucht es einen vielschichtigen Ansatz, der strategische Planung, eine ausgeprägte Risikokultur und die Integration moderner Technologien kombiniert.

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie bei der Entwicklung und Umsetzung Ihrer ORM-Strategie berücksichtigen sollten:

1. Förderung von Risikobewusstsein – Das heißt, es muss sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter, von den einfachen Mitarbeitern bis hin zu den Führungskräften, seine Aufgabe bei der Identifizierung, Bewertung und Abschwächung von betrieblichen Risiken versteht. Indem Risikobewusstsein zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit und Entscheidungsfindung wird, können Organisationen ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber unerwarteten Herausforderungen deutlich verbessern.
2. Starke Führungs- und Aufsichtsmechanismen – Die Formulierung klarer Richtlinien, Prozesse und Verantwortlichkeiten hilft Organisationen, sicherzustellen, dass das Risikomanagement konsistent und auf die strategischen Ziele abgestimmt ist. Regelmäßige Audits und Überprüfungen können Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und sicherstellen, dass das ORM-Rahmenwerk wie vorgesehen funktioniert.
3. Nutzung von Automatisierungsmöglichkeiten – Moderne Tools wie Risikoanalysen, Prognosemodelle und automatische Überwachungssysteme können in jeder Zeit Einblicke in potenzielle Risiken geben. Das ermöglicht ein proaktives und reaktionsschnelles Risikomanagement. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können auch dazu beitragen, Muster und Trends zu erkennen, die sonst vielleicht nicht auffallen würden, und so Unternehmen bei der Prognose und Eindämmung von Risiken weiterhelfen.
4. Laufende Weiterbildung – Regelmäßige Workshops, Seminare und digitale Lernprogramme können dabei helfen, Kompetenzen aufzubauen, so dass die Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen Risiken auf dem neuesten Stand sind. Eine Förderung von offener Kommunikation und ehrlichem Feedback kann ebenfalls dazu beitragen, das ORM-Framework zu verfeinern, weil damit Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Praxis in die permanente Verbesserung von Richtlinien und Abläufen einfließen.

Diese Best Practices helfen Unternehmen und Organisationen, ihre Strategie für das Management operativer Risiken zu verbessern, machen sie widerstandsfähiger und wappnen sie gegen die Komplexität und Ungewissheit der heutigen Welt.

Operational Risk Management Framework

Die Einführung eines soliden Frameworks für das operative Risikomanagement (Operational Risk Management, ORM) ist für jede Organisation, die Risiken, die sich aus dem Tagesgeschäft ergeben, identifizieren, bewerten und minimieren will, unerlässlich. Das Framework dient als strukturierter Ansatz, um ORM nahtlos in die allgemeine Risikomanagement-Strategie zu integrieren.

Im Kern umfasst ein ORM-Framework mehrere wichtige Schritte:

Schritt 1: Risikoidentifizierung

Ein wirksames Risikomanagement beginnt mit der Identifizierung potenzieller Risiken, die eine Organisation daran hindern könnten, ihre Ziele zu erreichen. Dieser Schritt erfordert ein grundlegendes Verständnis dessen, was die Organisation zu erreichen beabsichtigt.

Zu den Methoden der Risikoidentifizierung gehören:

• Prozessanalyse: Untersuchen Sie, wie Ihr Unternehmen in verschiedenen Bereichen wie Produktion, IT, Human Resources und Kundenservice funktioniert, um Probleme und Schwachstellen zu erkennen.
• Analyse von Schäden: Untersuchen Sie historische Schadensfälle innerhalb des Unternehmens, um Trends und Problemfelder zu erkennen. Dazu zählen etwa:
  • Wirtschaftliche Schäden
  • Datenlecks & Datenschutzverstöße
  • Compliance-Verstöße
  • Zwischenfälle, die den laufenden Betrieb beeinträchtigen
• Risiko-Workshops und Gespräche: Halten Sie Workshops ab und fragen Sie Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen, um sich ein Bild über vergangene Zwischenfälle, mögliche künftige Risiken und Optimierungspotenziale zu machen.
• Analyse externer Faktoren: Berücksichtigen Sie externe Faktoren. Dazu gehören z. B. geänderte Gesetzesvorschriften, Branchentrends, geopolitische Faktoren oder andere Ereignisse oder Entwicklungen, die sich auf den Betrieb auswirken könnten.
• Szenario-Analyse: Entwickeln Sie hypothetische Situationen, um potenzielle Risiken und deren Auswirkungen zu ermitteln. So können Sie beurteilen, wie gut Ihr Unternehmen auf diese Art von Ereignissen vorbereitet ist.

Schritt 2: Risikobewertung

Hier geht es um eine Einschätzung von Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen der einzelnen Risiken. Indem sie den Schweregrad und die Wahrscheinlichkeit jedes identifizierten Risikos verstehen, kann das Unternehmen die Prioritäten für seine Maßnahmen zur Risikominimierung richtig setzen.

Schritt 3: Risikominimierung

Hier geht es um die Entwicklung und Umsetzung von Strategien um die Wahrscheinlichkeit und/oder die Auswirkungen der Risiken zu reduzieren. Strategien zur Risikominimierung können von Änderungen der Richtlinien und Schulungsmaßnahmen bis hin zu technologischen Upgrades und Prozessverbesserungen reichen. Für eine wirksame Risikominderung bedarf es einer abteilungs- und ebenenübergreifenden Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Schritt 4: Risiko Monitoring

Operative Risiken sind dynamisch und entwickeln sich laufend weiter und erfordern daher ständige Wachsamkeit. Eine kontinuierliches Monitoring ermöglicht es Unternehmen, die Wirksamkeit ihrer Risikominimierungs-Strategien zu verfolgen und bei Bedarf anzupassen. Eine regelmäßige Überprüfung des ORM- Frameworks trägt auch dazu bei, es im Einklang mit den umfassenderen Risikomanagement-Zielen einer Organisation zu halten.

Vorteile einer Einführung eines operativen Risikomanagements

Ein holistischer Ansatzes für das operative Risikomanagement bietet zahlreiche strategische Vorteile für Unternehmen, die die Komplexität des modernen Geschäftslebens effektiv meistern wollen.

Bessere Entscheidungen

Durch die systematische Identifizierung und Bewertung von Risiken erhalten Unternehmen einen klareren Überblick über potenzielle Herausforderungen und Chancen, so dass sie fundiertere und strategischere Entscheidungen treffen können. Dieser vorausschauende Ansatz mindert nicht nur Risiken, sondern verbessert auch die Gesamtleistung, indem er Unternehmen in die Lage versetzt, von aufkommenden Trends und Marktveränderungen zu profitieren.

Compliance und gesetzliche Vorgaben

In der stark regulierten Geschäftswelt von heute ist Compliance nicht nur eine Notwendigkeit – sie ist ein Wettbewerbsvorteil. Risikomanagement-Frameworks geben Unternehmen die notwendigen Werkzeuge und Protokolle an die Hand, um sicherzustellen, dass alle Abläufe mit den geltenden Gesetzen und Industriestandards übereinstimmen. Die Einhaltung von Compliance-Regeln verringert nicht nur das Risiko von Strafzahlungen oder Haftungsansprüchen, sondern stärkt auch die Glaubwürdigkeit des Unternehmens in den Augen von Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern.

Wirtschaftliche Stabilität und Verlustprävention

Durch das Erkennen und Beseitigen von Risiken im Zusammenhang mit dem Tagesgeschäft können Unternehmen die wirtschaftliche und finanzielle Folgen von Problemen wie Ausfallzeiten, Datenschutzverletzungen oder Störungen der Lieferkette erheblich reduzieren. Insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ermöglicht eine solide Risikomanagementstrategie es Unternehmen, Herausforderungen zu meistern und ihr Wachstum zu sichern.

Reputation Management und Vertrauen der Stakeholder

Der gute Ruf eines Unternehmens kann durch betriebsbedingte Pannen und Krisen ernsthaft beeinträchtigt werden. Durch die Umsetzung eines effektiven Risikomanagements können Unternehmen sicherstellen, dass sie auch für den Umgang mit unvorhergesehenen Herausforderungen gut gerüstet sind. Eine proaktive Positionierung schützt nicht nur das Image des Unternehmens, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern und trägt so zu langfristigem Erfolg und Stabilität bei.

Operatives Risikomanagement im Digitalzeitalter

Die Digitalisierung bietet Unternehmen zweifellos noch nie dagewesene Möglichkeiten, stellt sie aber auch vor ganz neue Herausforderungen, die in eine umfassende Strategie für das operative Risikomanagement einfließen müssen. Da sich Unternehmen zunehmend auf digitale Technologien verlassen, um Abläufe zu rationalisieren, Innovation voranzutreiben und das Kundenerlebnis zu verbessern, werden sie auch anfällig für eine immer länger werdende Liste digitaler Risiken – die alle katastrophale Folgen haben können, wenn sie nicht richtig gemanagt werden.

Genau aus diesem Grund sind Cybersecurity und Datenschutz mittlerweile zwei entscheidende Bestandteile einer jeden operativen Risikomanagement-Strategie. Angesichts der engen Verknüpfung digitaler Systeme kann sich eine Sicherheitspanne in einem bestimmten System schnell auf andere Unternehmensbereiche ausbreiten und  weitreichende Folgen nach sich ziehen. Im Zuge eines IT-Risikomanagements müssen Unternehmen auch robuste Cybersecurity-Maßnahmen wie gründliche Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und Mitarbeiterschulungen durchführen. Mindestens ebenso wichtig ist der Datenschutz, da der falsche Umgang mit sensiblen oder personenbezogenen Daten erhebliche juristische Folgen haben und ein schlechtes Bild auf das Unternehmen werfen kann.

Traditionelle Strategien für operatives Risikomanagement müssen ebenfalls weiterentwickelt werden, um mit den rasanten technologischen Entwicklungen von heute Schritt zu halten. Dazu gehört die Einführung moderner Risikobewertungstools, die Daten in Echtzeit analysieren und potenzielle Bedrohungen erkennen können, bevor sie eintreten. KI/ML kann eine wichtige Rolle dabei spielen und Unternehmen in die Lage  versetzen, Risiken effektiver zu antizipieren und abzumildern.

Das Digitalzeitalter verlangt von den Unternehmen einen vielschichtigen Ansatz für Operational Risk Management im Allgemienen und IT- Risikomanagement im speziellen. Unternehmen dürfen sich aber nicht nur auf die technischen Aspekte der Risikominderung konzentrieren, sondern müssen auch eine resiliente Unternehmenskultur aufbauen. Dazu gehören die Sensibilisierung für Cybersecurity, transparente Kommunikation und die Ermunterung aller Mitarbeiter, potenzielle Risiken im Rahmen eines proaktiven Risikomanagements zu melden.

Durch die Integration dieser Elemente sowie des ORM-Frameworks und der oben beschriebenen Best Practices können Unternehmen eine robuste und zugleich flexible Risikomanagement-Strategie aufbauen, die die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gewährleistet und die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg schafft.